Claves para controlar el stock de un almacén

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Una gestión eficiente nos permitirá optimizar los recursos

Es una de las tareas más tediosas en el mundo de la hostelería. Los propietarios de bares, restaurantes y cafeterías se echan las manos a la cabeza a la hora de hablar del control del almacén.

El almacén es un lugar destinado a conservar todos los alimentos no perecederos, como pastas secas, legumbres, especias, conservas, aceites, vinagres, etc. En este caso, solo hablamos del almacén de productos que tienen una larga duración y no necesitan frío, ya que las neveras deben contener el producto en rotación y con el stock limitado a las necesidades.

Este espacio se destina a los productos de la cocina pero también a los de la sala, ya que en él se disponen las diferentes bebidas, vinos, zumos, mermeladas… En síntesis, todo el material necesario para el servicio.

En los hoteles es frecuente que nos encontremos con un almacén central donde, a través de un albarán de pedido, solicitaremos la mercancía necesaria para disponerla en un almacén más reducido donde se concentra el producto de más rotación. En cambio, en bares y restaurantes, el almacén reduce su espacio. En otros casos, se incluye en el inventario quincenal o mensual, según se establezca en las normas internas. Aquí puedes ver cómo hacer un inventario.

Analizamos algunos puntos importantes para controlar el almacén en el sector HORECA.

Adecuar la compra

Es fundamental y un principio básico a la hora de una buena organización. Una vez definimos el plato y se establece el escandallo, aquí puedes ver cómo hacerlo paso a paso, elaboraremos una ficha técnica con el paso a paso y los ingredientes necesarios. Por tanto, realizaremos una previsión dependiendo del número de clientes estimados para comprar lo justo y necesario.

Hay que tener en cuenta que cualquier compra que se haga a un proveedor distinto, o incluso a la tienda más cercana, puede suponer una subida en el coste, que repercutirá en el margen de beneficio y muchas veces, en la calidad del producto que puede ser inferior.

Cantidad adecuada

Si en el punto anterior se citaba la ficha técnica, aquí debemos realizar una ficha de pedido para comprar el formato y la cantidad apropiada para una buena previsión.

Organización

Es un factor importante. La organización lo es todo en cualquier área y también en un almacén. Por tanto, los productos se ordenarán por familia y se organizarán por tipo de alimentos para no comprar un producto de más cuando ya hay existencias.

Control de stock

Pasa muy a menudo y tiene fácil solución. Si compramos un nuevo producto y hay otro en stock, pondremos el más antiguo delante para consumirlo cuanto antes y que no cumpla la caducidad. Esto se define bajo el nombre de FIFO: first in first out, primero en entrar, primero en salir.

Contabilización final

Muchos hosteleros no creen en las grandes cifras económicas, fruto del gran almacenamiento de productos en el almacén. Por eso, una vez terminado el cálculo de los alimentos en existencia, se procederá a cuantificar el stock del almacén.

Este dato es imprescindible a la hora de realizar el cierre de la materia prima mensual debido a que este importe nos ayudará al calculo siguiente:

Gasto de materia prima = Inventario inicial (100€) + Compras (100€) – Inventario final (50€) 

Este resultado deberá coincidir con el coste de materia prima según ventas que deberás conocer con exactitud a través de los escandallos del coste real de cada plato.

Gasto de materia prima mensual = coste de materia prima mensual según platos vendidos

Si quieres controlar con exactitud tu restaurante, apunta estos consejos que te sugerimos a continuación. Pincha sobre cada tema para leer el artículo al detalle.

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